Aide

CONNEXION AU COMPTE

Pour avoir un compte, il faut joindre le service clientèle de Teo LLS , afin que le compte soit créé.

La connexion à votre compte vous permet de formuler les demandes d’expédition et de suivre vos demandes.

La connexion à Teo LLS se résume aux étapes suivantes :

Dans votre navigateur web, saisissez l’url permettant d’accéder au site : https://grenoble.teolls.com et cliquez sur entrée. Cette action sur l’url vous redirige vers la page d’accueil de Teo LLS.
Cliquer sur le bouton « connexion », l’interface “Connectez-vous” apparaît,
Renseigner dans les champs « Email » et « Mot de passe » votre adresse email et votre mot de passe,
Cliquer sur le bouton « S’IDENTIFIER ». Une fois connecté à la plateforme, votre interface client apparaît.

RÉINITIALISATION DU MOT DE PASSE

La réinitialisation du mot de passe consiste à rétablir un nouveau mot de passe en cas de perte ou d’oubli par l’utilisateur. Et pour le faire :

Cliquez sur le bouton « connexion », l’interface “Connectez-vous” apparaît.
Renseignez dans le champ « Email » votre adresse email.
Cliquez sur le bouton « MOT DE PASSE OUBLIE ».
Votre nouveau mot de passe vous est envoyé par mail. Connectez-vous à votre boîte mail pour le récupérer.

MON CARNET D’ADRESSE

Cette fonctionnalité permet de créer, d’activer ou de désactiver, de dupliquer ou d’importer les différentes adresses nécessaires à votre expédition.

I. Importer les adresses

Le bouton « Importer les adresses » permet d’importer et de créer automatiquement une liste d’adresses.

Pour importer des adresses, il faut :

Se connecter à son espace client “Mon tableau de bord”.
Cliquez sur « Mon carnet d’adresse » situé sur la bande à gauche. L’interface “MON CARNET D’ADRESSE” apparaît.
Cliquez sur le bouton « Importer les adresses » situé à votre extrême droite (4ème bouton en commençant par la gauche).
L’interface “Ajouter les adresses” apparaît, sur cette dernière cliquez sur le bouton « télécharger un modèle ».
Le fichier modèle est téléchargé et se trouve dans votre dossier de téléchargement par défaut.
Renseignez les contacts dans le fichier en suivant les instructions.
Retournez sur votre compte MyTEOLLS une fois le fichier rempli.
Cliquez sur “Choisir un fichier” puis sélectionnez le fichier modèle rempli.
Cliquez sur le bouton « Enregistrer », la notification “importation en cours. Veuillez patienter” apparaît le temps que vos adresses ne soient créées.
La notification “adresse créée avec succès” s'affiche une fois la création des adresses terminée, suivie d’une redirection sur la liste des adresses actives. Les nouvelles adresses importées se trouvent dans la liste des adresses actives.

II. Nouvelle Adresse

Elle permet d’ajouter une nouvelle adresse nécessaire pour une expédition et ne se trouvant pas dans les listes.

Pour créer une nouvelle adresse, il faut :

Se connecter à son espace client.
Cliquez sur « Mon carnet d’adresse » situé sur la bande à votre gauche. L’interface “MON CARNET D’ADRESSE” apparaît.
Cliquez sur le bouton « Nouvelle adresse », l’interface de “Créer une nouvelle adresse” apparaît.
Sectionnez dans le champ « Langue préférée » la langue du contact.
Renseignez dans le champ « Société » le nom de la compagnie du contact.
Renseignez dans le champ « Adresse » l’adresse du contact.
Renseignez dans le champ « Adresse (suite) » des précisions sur l’adresse du contact s’il en existe.
Renseignez dans le champ « Code Postal » le numéro de code postal du contact.
Renseignez dans le champ « Ville » la ville du contact.
Sélectionnez dans le champ « Pays » le pays du contact.
Renseignez dans le champ « Instructions » les instructions particulières pour ce contact.
Cliquez sur le bouton « + » au niveau de la section « Ajouter un contact ».
Renseignez dans le champ « Contact par défaut » le nom/prénom du contact.
Renseignez dans le champ « Téléphone » le numéro de téléphone du contact.
Renseignez dans le champ « Télécopie » le numéro fax du contact.
Renseignez dans le champ « Adresse e-mail » le mail du contact.
Cliquez sur le bouton « + » si vous souhaitez ajouter un nouveau contact.
Cliquez sur le bouton « Enregistrer », le carnet d’adresses est créé et la notification “Adresse enregistrée avec succès” apparaît, suivie d’une redirection sur la liste des adresses actives.

NB : Au niveau de l’ajout des contacts les champs « email » et « télécopie » ne sont pas obligatoire et vous pouvez créer plusieurs contacts avec la même adresse email. L’adresse se retrouve dans la liste des adresses actives.

III. Liste des adresses

Permet de voir la liste des adresses disponibles : pour voir la liste, il faut :

Se connecter à l'espace client “Mon tableau de bord”.
Cliquez sur « Mon carnet d’adresse » situé sur la bande à votre gauche. L’interface “MON CARNET D’ADRESSE” apparaît.
Cliquez sur le bouton « Adresses activées » pour voir la liste des adresses actives.
Cliquez sur « Adresses désactivées » pour voir la liste des adresses désactivées.

NB : le nombre d’adresses qui s’affiche par page est défini dans le champ “Nb de lignes affichées pour le carnet d’adresse’’ sur la page « Mes préférence » et peut être modifié à votre guise.

A.Dupliquer

Le bouton « Dupliquer » permet de faire une copie d’un carnet d’adresse existant.

Pour dupliquer un carnet d’adresse, il faut :

Se connecter à son espace client.
Cliquez sur « Mon carnet d’adresse ».
Cliquez sur « Adresses activées » ou « Adresses désactivées ».
Sélectionnez l’adresse dans la liste.
Cliquez sur le bouton « Dupliquer », premier bouton de la colonne “action” de l’adresse sélectionnée.
L’interface “Dupliquer une adresse” apparaît.
Modifiez les champs souhaités.
Cliquez sur le bouton « Enregistrer », le carnet d’adresses est créé et la notification “Adresse enregistrée avec succès” apparaît, suivie d’une redirection sur la liste des adresses actives.

B.Visualiser

Le bouton « Visualiser » permet d’afficher les détails d’un carnet d’adresse. Pour le faire, il faut :

Se connecter à son espace client.
Cliquez sur « Mon carnet d’adresse ».
Cliquez sur « Adresses activées » ou « Adresses désactivées ».
Sélectionnez l’adresse dans la liste.
Cliquez sur le bouton « Visualiser », deuxième bouton de la colonne “action” de l’adresse sélectionnée.
L'interface “Détails de l’adresse” avec les détails du carnet d’adresse sélectionné apparaît.

C.Désactiver

Le bouton « Désactiver » permet de désactiver un carnet d’adresse existant. Pour désactiver un carnet d’adresse, il faut :

Se connecter à son espace client.
Cliquez sur « Mon carnet d’adresse ».
Cliquez sur « Adresses activées ».
Sélectionnez l’adresse dans la liste.
Cliquez sur le bouton « Désactiver », troisième bouton de la colonne “action” de l’adresse sélectionnée.
Le carnet d’adresse est désactivé, disparaît de la liste des « adresses activées » et se retrouve dans la liste des « adresses désactivées ».

D.Activer

Le bouton « activer » permet d'activer un carnet d’adresse existant. Pour le faire, il faut :

Se connecter à son espace client.
Cliquez sur « Mon carnet d’adresse ».
Cliquez sur « Adresses désactivées ».
Sélectionnez l’adresse dans la liste.
Cliquez sur le bouton « Activer », troisième bouton de la colonne “action” de l’adresse sélectionnée.
Le carnet d’adresse est activé, disparaît de la liste des « adresses désactivées » et se retrouve dans la liste des « adresses activées ».

E.Liste des contacts

Le bouton « Liste des contacts » permet de voir la liste des contacts du carnet d’adresse et ajouter de nouveau contact. Pour le faire, il faut :

Se connecter à son espace client.
Cliquez sur « Mon carnet d’adresse ».
Cliquez sur « Adresses activées / désactivées ».
Sélectionnez l’adresse dans la liste.
Cliquez sur le bouton « Liste des contacts », quatrième bouton de la colonne “action” de l’adresse sélectionnée.
La liste des contacts s’affiche;
Pour ajouter un nouveau contact :

Renseignez dans le champ « Contact par défaut » le nom/prénom du contact.
Renseignez dans le champ « Téléphone » le numéro de téléphone du contact.
Renseignez dans le champ « Télécopie » le numéro fax du contact.
Renseignez dans le champ « Adresse e-mail » le mail du contact.
Sélectionnez dans le champ « Langue préférée » la langue du contact.
Cliquez sur le bouton « Enregistrer », le carnet d’adresse est créé et la notification “Adresse enregistrée avec succès” apparaît, suivie d’une redirection sur la liste des adresses actives.

MES EXPÉDITIONS

“Mes expéditions’’ permet à l’utilisateur connecté de voir et de suivre ces expéditions, et de faire des actions sur chaque expédition.

I. Nouvelle demande

Ce bouton permet de formuler une nouvelle demande d’expédition.

Suivre les étapes précédemment décrites dans « Nouvelle demande » pour enregistrer et envoyer une demande d’expédition.

II. Liste des expéditions

La liste des expéditions est regroupée dans des onglets en fonction de la situation ou du niveau d’exécution de l’expédition. Il y a :

L’onglet « PROGRAMMES » affiche la liste des expéditions créées et pour lesquelles la date et heure de ramassage ne sont pas encore arrivées.
L’onglet « EN COURS » affiche la liste des expéditions en cours d’enlèvement ou qui sont déjà ramassées.
L’onglet « LIVRES » affiche la liste des expéditions déjà livrées.
L’onglet « TOUS » affiche la liste de toutes les expéditions.
L’onglet « ESSAIS » affiche la liste des expéditions liées à des essais cliniques.

NB : le nombre de lignes qui s’affiche dans chaque onglet dépend du nombre se trouvant dans le champ « Nb de lignes affichées pour vos expéditions » de « Mes Préférences ».

A. Visualiser

Ce bouton située dans la colonne de « Barre d’outil » à votre droite permet d’afficher les détails d’une expédition. Pour le faire, il faut :

Se connecter à son espace client.
Cliquez sur « Mes expéditions ».
Cliquez sur l’onglet dans lequel se trouve l’expédition à visualiser.
Faites une recherche sur le numéro de l’expédition dans le champ « rechercher » à votre droite.
Sélectionnez l’expédition.
Cliquez sur le bouton « Visualiser », premier bouton de la colonne “Barre d’outils” de l’expédition sélectionnée.
L'interface “Expédition N°” apparaît avec les informations sur l’expédition sélectionnée.

B.Dupliquer

Ce bouton située dans la colonne de « Barre d’outil » à votre droite permet de créer une nouvelle demande d’expédition en copiant une partie des informations se trouvant sur l’expédition sélectionnée. Pour dupliquer une expédition, il faut :

Se connecter à son espace client.
Cliquez sur « Mes expéditions ».
Cliquez sur l’onglet dans lequel se trouve l’expédition à dupliquer.
Faites une recherche sur le numéro de l’expédition dans le champ « rechercher » à votre droite.
Sélectionnez l’expédition.
Cliquez sur le bouton « Dupliquer », le deuxième bouton de la colonne “Barre d’outils” de l’expédition sélectionnée.
L’interface “CRÉER UNE NOUVELLE EXPÉDITION" apparaît avec certains champs pré-remplis, dont l’adresse d’expédition, l’adresse de destination, les dates d’enlèvement et de livraison, le poids, le contenu de l’expédition, et la valeur de l’assurance.
Suivez les étapes de création d’expédition décrites dans « Nouvelle demande ».
L’expédition est créée et se trouve dans l’onglet « Programmés ».

C. Suivi

Ce bouton située dans la colonne de « Barre d’outil » à votre droite permet de lire et de suivre les différentes étapes et informations d’exécution de l’expédition sélectionnée. Pour suivre une expédition, il faut :

Se connecter à son espace client.
Cliquez sur « Mes expéditions ».
Cliquez sur l’onglet dans lequel se trouve l’expédition à suivre.
Faites une recherche sur le numéro de l’expédition dans le champ « rechercher » à votre droite.
Sélectionnez l’expédition.
Cliquez sur le bouton « Suivi », le troisième bouton de la colonne “Barre d’outils” de l’expédition sélectionnée.
L’interface “MON SUIVI” apparaît avec un tableau regroupant les actions effectuées, avec date et heure d’exécution.

D. AWB

Ce bouton située dans la colonne de « Barre d’outil » à votre droite permet de télécharger le numéro de bordereau de l’expédition sélectionnée. Pour obtenir un AWB d’expédition, il faut :

Se connecter à son espace client.
Cliquez sur « Mes expéditions ».
Cliquez sur l’onglet dans lequel se trouve l’expédition à suivre.
Faites une recherche sur le numéro de l’expédition dans le champ « rechercher » à votre droite.
Sélectionnez l’expédition.
Cliquez sur le bouton « AWB », le quatrième bouton de la colonne “Barre d’outils” de l’expédition sélectionnée.
Le fichier est automatiquement téléchargé dans votre dossier de téléchargement par défaut.

E. Proforma

Cette fonctionnalité située dans la colonne de « Barre d’outil » à votre droite permet de télécharger la facture pro-forma de l’expédition sélectionnée. Pour avoir une pro-forma d’expédition, il faut :

Se connecter à son espace client.
Cliquez sur « Mes expéditions ».
Cliquez sur l’onglet dans lequel se trouve l’expédition.
Faites une recherche sur le numéro de l’expédition dans le champ « rechercher » à votre droite.
Sélectionnez l’expédition.
Cliquez sur le bouton « Proforma », le cinquième bouton de la colonne “Barre d’outils” de l’expédition sélectionnée.
Le fichier est automatiquement téléchargé dans votre dossier de téléchargement par défaut.

F. Geo Tracking

Cette fonctionnalité située dans la colonne de « Barre d’outil » à votre droite permet de suivre en temps réel l’emplacement ou niveau de l’expédition sélectionnée. Pour suivre une expédition, il faut :

Se connecter à son espace client.
Cliquez sur « Mes expéditions ».
Cliquez sur l’onglet dans lequel se trouve l’expédition à suivre.
Faites une recherche sur le numéro de l’expédition dans le champ « rechercher » à votre droite.
Sélectionnez l’expédition.
Cliquez sur le bouton « Geo Tracking », le sixième bouton de la colonne “Barre d’outils” de l’expédition sélectionnée.
L’interface “GEO TRACKING” apparaît avec une carte montrant le trajet suivi par votre expédition.

G. Certificats

Cette fonctionnalité située dans la colonne de « Barre d’outil » à votre droite permet d’ajouter ou de modifier les différents fichiers nécessaires pour l’expédition sélectionnée. Pour ajouter un certificat sur une expédition, il faut :

Se connecter à son espace client.
Cliquez sur « Mes expéditions ».
Cliquez sur l’onglet dans lequel se trouve l’expédition à suivre.
Faites une recherche sur le numéro de l’expédition dans le champ « rechercher » à votre droite.
Sélectionnez l’expédition.
Cliquez sur le bouton « Certificats ».
L’interface “EXPEDITION N°…” apparaît avec les différents types de fichier.
Sélectionnez le type de fichier à envoyer et ajoutez le fichier.
Ajoutez ou modifiez tous les fichiers nécessaires,

Cliquez sur « Ajouter des fichiers » pour enregistrer les fichiers ou sur « Annuler » pour annuler l’envoi de fichier.

NOUVELLE EXPÉDITION

Le bouton nouvelle expédition permet de créer et d’envoyer une demande d’expédition. Pour la création d’une nouvelle expédition, veuillez suivre les étapes suivantes :

Se connecter à son compte client.
Cliquez sur le bouton « Nouvelle expédition » situé à votre gauche.
Cliquez sur « Mes expéditions » puis sur « Nouvelle expédition ».

I. VOTRE EXPÉDITEUR

L’onglet votre expéditeur, est la première partie de la création d’une demande d’expédition, il permet de mettre toutes les informations sur le lieu de ramassage ou d’enlèvement ainsi que les informations du colis.

Suivre les étapes pour remplir les différents champs.

Faire une recherche avec les mots clés d’une adresse dans le champ “Rechercher et sélectionner votre expéditeur” puis sélectionner la bonne adresse d’expédition dans la liste des carnets d’adresses. Ou bien
Si l’adresse n’existe pas dans la liste des adresses disponibles, un formulaire de création de nouvelle adresse apparaît, en dessous de la notification d’erreur « Aucun résultat trouvé pour votre recherche. Veuillez vérifier l’orthographe de votre saisie ».
Remplir tous les champs du formulaire « Créer une nouvelle adresse » et cliquer sur « Sauvegarder et sélectionner ce contact ».
Choisir le contact du chargé de l’expédition dans le champ « Nom du contact ».
Cocher « oui » ou « Non » pour la case « Suivi par e-mail » pour faire suivre les mails de suivi à l’adresse choisie.
Cliquez sur « Ajouter un mail additionnel » pour ajouter les mails des contacts additionnels qui doivent recevoir les mails de suivi.
Renseigner l’adresse mail du contact additionnel dans le champ « email ».
Choisir le type de mail de suivi dans le champ « Type de tracking ».
Cliquez sur l’icône de la corbeille à côté du champ « Type de tracking » pour supprimer un mail additionnel.
Renseigner ou corriger les instructions d’enlèvement dans le champ « Instructions d’enlèvement ».
Décrire le contenu de l’expédition dans le champ « Contenu de votre expédition ».
Renseigner le nombre total de colis dans le champ « Nombre de pièces ».
Renseigner ou modifier le poids total des colis dans le champ « Poids (kg) ».
Sélectionner la date de ramassage ou d’enlèvement en cliquant sur le calendrier dans le champ « Date d’enlèvement ».
Sélectionner l’heure de ramassage ou d’enlèvement en cliquant sur la bande d’horloge dans le champ « Heure d’enlèvement ».
Cliquez sur « Suivant » pour enregistrer et passer à l’étape suivante, ou sur « Annuler » pour effacer les informations renseignées.

NB :

Le nombre d'adresses qui s’affiche est équivalent au nombre d'adresses se trouvant dans le carnet d’adresses.
Pour l’ajout d’un nouveau contact additionnel, il faut cliquer à chaque fois sur le bouton « Ajouter un mail additionnel ».
Le type de tracking complet est pour la réception des mails de prise en compte de la demande d’expédition, la totalité des mails de suivi du ramassage à la livraison, et le mail de POD.
Le type de tracking moyen est pour la réception du mail de prise en compte de la demande d’expédition, le mail de ramassage et le POD.
Le type de tracking minimum est pour la réception du mail de prise en compte de la demande d’expédition et le POD.
Le poids par défaut de vos expéditions peut être renseigné dans le champ « Poids par défaut » de « Mes préférences ».

II. VOTRE DESTINATAIRE

L’onglet « Votre destinataire », est la deuxième partie de la création d’une demande d’expédition, il permet de mettre toutes les informations sur le lieu de livraison.

Suivre les étapes pour remplir les différents champs.

Faire une recherche avec les mots clés d’une adresse dans le champ “Recherche de contact” puis sélectionner la bonne adresse de destination dans la liste des carnets d’adresses. Ou bien,
Si l’adresse n’existe pas dans la liste des adresses disponibles, un formulaire de création de nouvelle adresse apparaît, en dessous de la notification d’erreur « Aucun résultat trouvé pour votre recherche. Veuillez vérifier l’orthographe de votre saisie ».
Remplir tous les champs du formulaire « Créer une nouvelle adresse » et cliquer sur « Sauvegarder et sélectionner ce contact ».
Choisir le contact du chargé de l’expédition dans le champ « Nom du contact ».
Cocher « oui » ou « Non » de « Suivi par e-mail » pour faire suivre les mails de suivi à l’adresse renseignée.
Cliquez sur « Ajouter un contact additionnel » et ajoutez un à un les mails de personnes devant recevoir les mails de suivi d’expédition.
Renseigner l’adresse mail du contact additionnel dans le champ « email ».
Choisir le type de tracking dans le champ « Type de tracking ».
Cliquez sur l’icône de la corbeille à côté du champ « Type de tracking » pour supprimer un mail additionnel.
Renseigner ou corriger les instructions de livraison dans le champ « Instructions de livraison ».
Sélectionner la date de livraison en cliquant sur le calendrier dans le champ « Sélectionner la date de livraison ».
Sélectionner l’heure de ramassage ou d’enlèvement en cliquant sur la bande d’horloge dans le champ « Sélectionner l’heure de livraison ».
Cliquez sur « Suivant » pour enregistrer et passer à l’étape suivante, ou sur « Annuler » pour effacer les informations renseignées.

III. OPTIONS D'EXPÉDITION

L’onglet Options d’expédition est la troisième partie de la création d’une demande d’expédition, il permet de mettre toutes les informations sur l’emballage et les charges du transport.

Suivre les étapes ci-après pour remplir les différents champs.

Cocher « oui » ou « non » dans la liste à droite du champ “Souhaitez-vous un emballage ?” pour faire une demande d’emballage ou pas. Si votre choix est « Oui », la liste des emballages se déplie.
Cocher la température de l’emballage dans la liste à droite de « Veuillez indiquer la température du transport ». Une fois sélectionnée, les différents emballages disponibles pour la température sélectionnée s’affichent.
Cocher le type d’emballage souhaité dans la liste à droite du champ « Sélectionner l’emballage souhaité ».
Cocher le nombre d’emballages et de Teobag par emballage souhaité respectivement dans la liste à droite des champs « Nombre d’emballage ? » et « Nombre de Teobag par emballage ? ».
Cocher « Oui » ou « Non » à droite du champ « souhaitez-vous une sonde de température ? » si l’on doit mettre une sonde de température dans les emballages.
Renseigner la valeur de la douane dans le champ à droite de « Valeur de douane ».
Cocher « Oui » ou « Non » dans la liste à droite du champ « souhaitez-vous une assurance ? » si la réponse est « oui ».
Renseigner le montant dans le champ à droite « Valeur assurée ? ».
Cliquez sur « Suivant » pour enregistrer et passer à l’étape suivante.

IV. FACTURATION

L’onglet Facturation est la quatrième partie de la création d’une demande d’expédition, il permet de mettre toutes les références de facturation de l’expédition. Suivre les étapes pour remplir les différents champs.

Cocher le centre de facturation dans la liste en dessous du champ « Sélectionner l’adresse de facturation pour cette expédition ». L’adresse sélectionnée s’affiche dans la partie « Adresse de facturation ».
Sélectionner l’essai clinique dans la liste du champ « Essais » si l’expédition est liée à une étude.
Saisir le code produit dans le champ « Code Produit ».
Saisir le code patient dans le champ « Code Patient ».
Saisir le bon de commande dans le champ « N° de bon de commande ».
Sélectionner le devis dans le champ « N° devis Transporteo ».
Cliquez sur « Ajouter un contact de facturation » et ajoutez un à un les adresses emails de personnes devant recevoir les mails de preuve de livraison.
Cliquez sur l’icône de la corbeille pour supprimer une adresse de facturation ajoutée.
Cliquez sur « Suivant » pour enregistrer et passer à l’étape suivante.

NB :

La liste des essais correspond aux essais cliniques sur lesquels vous intervenez.
Les essais sont liés à votre adresse de facturation cochée par défaut dans « Mes Préférences ».
La liste des devis correspond aux devis finalisés par Teo LLS et qui sont encore validés pour l’année.
Les devis sont liés à votre adresse de facturation cochée par défaut dans « Mes Préférences ».

V. VALIDER

L’onglet “valider” est la dernière partie de la création d’une demande d’expédition. Il permet de lire le résumé des informations de l’expédition et d’enregistrer la demande. Suivre les étapes pour remplir les différents champs.

Lire attentivement les informations de chaque partie:
- Votre expéditeur correspond aux informations renseignées dans la première partie.
- Votre Destinataire correspond aux informations renseignées dans la deuxième partie.
- Options d’expédition correspondent aux informations renseignées dans la troisième partie.
- Facturation correspond aux informations renseignées dans la quatrième partie.
Cliquez sur le bouton « Corriger » pour retourner sur l’onglet et appliquer des corrections.
Cliquez sur « Je reconnais avoir lu et accepté les Conditions Générales d'Utilisation » puis lisez et acceptez les Conditions Générales d'Utilisation de My Teo LLS.
Cliquez sur « Je reconnais avoir lu et accepté les Conditions Générales de Vente » puis lisez et acceptez les Conditions Générales de vente de Teo LLS.
Cliquez sur « Enregistrer » pour enregistrer et envoyer votre demande d’expédition.
Sélectionnez et cliquez sur le type de fichier à joindre à l’expédition.
Cliquez sur « Passer cette étape » pour ne pas envoyer de fichier ou sur « Ajouter des fichiers » pour enregistrer vos fichiers.
L’expédition est envoyée et se trouve dans la liste des programmés.

MES DEVIS

“Mes Devis” permet de consulter, de valider, d’imprimer et d’effectué des expéditions avec les devis liés au centre de facturation par défaut de l’utilisateur.

I. Liste des devis

La liste des devis est regroupée dans des onglets en fonction de leur état. Pour accéder à la liste des devis il faut se connecter à son espace client et cliquer sur « Mes devis » :

Le bouton « TOUS » affiche la liste de tous les devis du centre de facturation.
Le bouton « EN ATTENTE DE VALIDATION » affiche la liste de tous les devis en attente de validation par un utilisateur de votre centre de facturation et en attente de finalisation par Teo LLS.
Le bouton « VALIDER » affiche la liste de tous les devis validés par un utilisateur de votre centre de facturation et en attente de finalisation par Teo LLS.
Le bouton « FINALISÉS » affiche la liste de tous les devis validés par un utilisateur de votre centre de facturation et finalisation par Teo LLS.

II. Valider

Cette fonctionnalité permet de lire et de valider un devis.

Pour valider un devis, il faut :

Se connecter à son espace client.
Cliquer sur « Mes devis ».
Cliquer sur le bouton « EN ATTENTE DE VALIDATION ».
Sélectionner le devis, puis cliquer sur le bouton « Valider » situé à votre droite dans la colonne « Action ».
La notification “devis validé avec succès” s’affiche, suivi d’une redirection. Le devis est validé et se trouve dans la liste des devis validés.

III. Télécharger

Cette fonctionnalité permet de télécharger un devis.

Pour imprimer un devis, il faut :

Se connecter à son espace client.
Cliquer sur « Mes devis ».
Cliquer sur l’onglet dans lequel se trouve le devis.
Sélectionner le devis, puis cliquer sur le bouton « Télécharger » situé à votre droite dans la colonne « Action ».
Le fichier est automatiquement téléchargé dans votre dossier de téléchargement par défaut.

IV. Expédition

Cette fonctionnalité permet d’utiliser le devis pour une demande d’expédition.

Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut :

Se connecter à son espace client.
Cliquer sur « Mes devis ».
Cliquer sur le bouton « FINALISÉS ».
Sélectionner le devis, puis cliquer sur le bouton « Expéditions » situé à votre droite dans la colonne « Action ».
L’interface de « CRÉER UNE NOUVELLE EXPÉDITION » s’ouvre.
Suivre les étapes de création d’une nouvelle demande d’expédition.

NB : le devis choisi est présélectionné dans le champ « N° devis Teo LLS » de l’onglet « FACTURATION ».

MES FACTURES

“Mes factures” permet à l’utilisateur de consulter d’imprimer les factures liées à son centre de facturation par défaut.

Cette fonctionnalité s’affiche après avoir fait une demande auprès de Teo LLS afin qu’on vous ajoute la fonctionnalité.

I. Les liste des factures

La liste des factures est regroupée dans des onglets en fonction de leur état. Il faut se connecter à son espace client et cliquer sur « Mes factures » :

Le bouton « TOUS » affiche la liste de toutes les factures liées au centre de facturation de l’utilisateur.
Le bouton « PAYÉES » affiche la liste de toutes les factures payées liées au centre de facturation de l’utilisateur.
Le bouton « NON PAYÉES » affiche la liste de toutes les factures non payées et partiellement payées liées au centre de facturation de l’utilisateur.
Le bouton « RETARD DE PAIEMENT » affiche la liste de toutes les factures en retard de paiement liées au centre de facturation de l’utilisateur.

II. Visualiser

Cette fonctionnalité permet de consulter les factures.

Pour voir les lignes de facture, il faut :

Se connecter à son espace client.
Cliquer sur « Mes factures ».
Cliquer sur l’un des boutons.
Faire une recherche sur le numéro de la facture dans le champ « chercher » à votre droite, ou utiliser les filtres pour la recherche des factures d’une période donnée.
Sélectionner la facture, puis cliquer sur le bouton « Visualiser » situé à votre droite dans la colonne « Action ».

III. Imprimer

Se connecter à son espace client.
Cliquer sur « Mes factures ».
Cliquer sur l’un des boutons.
Sélectionner la facture, puis cliquer sur le bouton « Imprimer » situé à votre droite dans la colonne « Action ».
Le fichier est automatiquement téléchargé dans votre dossier de téléchargement par défaut.

MES PARTICIPANTS

« MES PARTICIPANT » permet de voir la liste de tous les utilisateurs du centre de facturation par défaut de l’utilisateur connecté, d’y ajouter et de modifier un utilisateur.

I. NOUVEAU PARTICIPANT

Ce bouton permet de créer un nouveau participant s’il n’ a pas encore un compte sur My Teo LLS. Pour créer un nouveau participant, il faut :

Se connecter à son espace client.
Cliquer sur le bouton « Mes participants » ; l'interface “liste des participants” apparaît.
Cliquer sur le bouton « NOUVEAU PARTICIPANT ».
Sélectionner le genre du participant dans le champ « Civilité ».
Renseigner la fonction ou rôle du participant dans le champ « Fonction ».
Sélectionner la langue parlée du participant dans le champ « Langue ».
Renseigner le nom du participant dans le champ « Nom du participant ».
Renseigner le prénom du participant dans le champ « Prénom du participant ».
Renseigner le centre de facturation du participant dans le champ « Centre de coût ».
Renseigner le numéro de téléphone du participant dans le champ « téléphone mobile ».
Renseigner le fax du participant dans le champ « télécopie ».
Renseigner l’adresse e-mail du participant dans le champ « E-mail ».
Sélectionner le centre de facturation dans le champ « Adresse de facturation ».
Sélectionner le manager du participant dans le champ « Gestionnaire ».
Cocher « Activé » pour activer le compte du participant.
Cocher « MyTEOLLS » pour que le participant puisse se connecter sur le site de MyTEOLLS.
Cocher « E-invoice ? » pour que le participant puisse voir la liste des factures.
Cocher « Application Mobile ? » pour que le participant puisse utiliser l’application mobile de MyTEOLLS.
Cocher « Manager d’essai » pour que le participant ait les boutons « Mes essais et Mes Kits ».
Cocher « suivi » pour que l’utilisateur puisse avoir les tracking.
Cocher « Validation requise » pour envoyer un mail au manager chaque fois que le participant fera des demandes de kits sur une étude.
Cocher « Est Manager » pour que le participant ait les boutons « Mes participants, Mes essais, Mes Kits et Mes accessoires ».
Cliquer sur le bouton « Enregistrer » ; la notification “Participant créé avec succès” apparaît. Le compte est créé, et un mail est envoyé au participant avec les identifiants de connexion.

NB : les cases « Activé » et « MyTeLLS » doivent être cochées pour que l’utilisateur puisse se connecter au site.

II. LISTE DES PARTICIPANTS

Permet de voir la liste des participants et de rechercher un participant. Pour voir la liste des participants il faut :

Se connecter à son espace client.
Cliquer sur le bouton « Mes participants » ; l'interface “liste des participants” apparaît.
Cliquer sur le bouton « LISTE DES PARTICIPANTS » ; la liste des participants apparaît.
Cliquer sur « chercher » pour rechercher un participant.

A. MODIFIER

Permet de modifier les informations d’un participant. Pour modifier un participant, il faut :

Se connecter à son espace client.
Cliquer sur le bouton « Mes participants » ; l'interface “liste des participants” apparaît.
Cliquer sur le bouton « LISTE DES PARTICIPANTS » ; la liste des participants apparaît.
Cliquer sur « chercher » pour rechercher un participant.
Sélectionner un participant que vous avez créé.
Cliquer sur le bouton « Modifier ».
Modifier les champs souhaités.
Cliquer sur « Enregistrer » pour sauvegarder les modifications.

NB : le bouton « Modifier » s’affiche uniquement sur les participants créés par l’utilisateur connecté.

MES ESSAIS

« MES ESSAIS » permet de créer un essai clinique, de voir la liste des essais et d’ajouter des phases et des participants.

I. NOUVEL ESSAI

Pour ajouter un nouvel essai, il faut :

Se connecter à son espace client.
Cliquer sur le bouton « Mes essais », l’interface “MES ESSAIS” s’affiche.
Cliquer sur le bouton « NOUVEL ESSAI ».
Saisir le nom de l’essai dans le champ « Nom ».
Renseigner l’adresse e-mail de l’essai dans le champ « Email de l’essai ».
Saisir la description de l’essai dans le champ « Description ».
Sélectionner la date de début et de fin de l’essai dans les champs « Date de début » et « Date de fin ».
Sélectionner le centre de facturation de l’essai dans le champ « Adresse de facturation ».
Cocher « Activé » pour activer l’essai.
Cocher « Validation requise » pour envoyer des mails à l’adresse e-mail de l’essai lorsqu’il y aura des demandes de kits sur l’essai.
Cocher « Gestionnaire actif ? » pour activer le gestionnaire.
Cliquer sur « Enregistrer », la notification “Enregistré avec succès” s’affiche et l’essai est créé.

II. LISTE DES ESSAIS CLINIQUES

La liste des essais cliniques est regroupée par onglet en fonction de leurs situations. Pour voir la liste des essais, il faut se connecter et cliquer sur « Mes essais », ensuite :

Cliquez sur le bouton « TOUS » pour afficher la liste de tous les essais cliniques.
Cliquez sur le bouton « EN COURS » pour afficher la liste de tous les essais cliniques actifs.
Cliquez sur le bouton « TERMINÉ » pour afficher la liste de tous les essais cliniques non actifs.

NB : la liste des études s’affiche en fonction du centre de facturation par défaut de l’utilisateur connecté.

III. VOIR LES PHASES

Le bouton « Voir les phases » permet d’ajouter des phases à une étude et de voir la liste des différentes phases assignées à l’étude.

A. LISTE DES PHASES

Le bouton « LISTE DES PHASES » permet de voir la liste des phases avec la date de début et de fin ou la période de début et de fin ainsi que le statut de la phase. Pour obtenir la liste des phases de l’étude, il faut :

Se connecter à son interface client.
Cliquez sur « Mes essais » ; l’interface “MES ESSAIS” apparaît.
Cliquez sur un onglet et faites la recherche sur l’essai dans le champ de recherche.
Sélectionner l’essai puis cliquez sur « Voir les phases ».
Cliquez sur le bouton « LISTE DES PHASES », un tableau apparaît avec toutes les phases de l’étude sélectionnée.

B. Activer/désactiver une phase

Pour activer ou désactiver une phase d'un essai, il faut :

Se connecter à son interface client.
Cliquez sur « Mes essais » ; l’interface “MES ESSAIS” apparaît.
Cliquez sur un onglet et faites la recherche sur l’essai dans le champ de recherche.
Sélectionner l’essai puis cliquez sur « Voir les phases ».
Cliquez sur le bouton « LISTE DES PHASES », un tableau apparaît avec toutes les phases de l’essai sélectionné.
Sélectionner la phase dans le tableau puis cliquer sur « inactif » ou « actif » pour activer ou désactiver la phase.
La phase est automatiquement activée ou désactivée et le statut change dans le tableau.

IV. NOUVELLE PHASE

Le bouton « NOUVELLE PHASE » permet d’ajouter une nouvelle phase à un essai. Pour ajouter une nouvelle phase, il faut :

Se connecter à son interface client.
Cliquez sur « Mes essais » ; l’interface “MES ESSAIS” apparaît.
Cliquez sur un onglet et faites la recherche sur l’essai dans le champ de recherche.
Sélectionner l’essai puis cliquez sur « Voir les phases ».
Cliquez sur le bouton « NOUVELLE PHASE ».
Saisir le nom de la phase dans le champ « Désignation de la phase ».
Cocher « Par période » et sélectionner les périodes de début et de fin dans les champs « Période de début » et « Période de fin » pour ajouter une phase de période ou bien
Cocher « Par date » et sélectionner les dates de début et de fin dans les champs « Date de début » et « Date de fin » pour ajouter une phase de période.
Cocher « Activé » pour activer la phase.
Cliquez sur « Enregistrer » pour enregistrer la nouvelle phase.
La notification « Enregistrement réussi » s’affiche, suivie d’une redirection vers la liste des phases où se trouve la phase nouvellement ajoutée.

V. AJOUTER LES PARTICIPANTS

Le bouton « AJOUTER LES PARTICIPANTS » permet d’ajouter des participants à un essai et de voir la liste des différents participants de l’étude.

A. Modifier l’essai

Le bouton « MODIFIER L’ESSAI » permet de modifier les informations d’un essai. Pour modifier un essai, il faut :

Se connecter à son espace client.
Cliquez sur le bouton « Mes essais » ; l’interface “MES ESSAIS” apparaît.
Cliquez sur l’onglet dans lequel se trouve l’essai.
Saisir le nom de l’essai dans le champ « Entrer le nom de l’essai » pour rechercher un essai.
Sélectionner un essai dans la liste des essais que vous avez créés.
Cliquez sur le bouton « Modifier », situé en deuxième position à votre droite dans la colonne « Action »; l’interface “Modification de l’essai” apparaît, puis modifier les champs souhaités.
Cliquez sur « Enregistrer » pour sauvegarder les modifications.

B. DÉPLIER

Le bouton « DÉPLIER » permet de déplier un essai, de voir les phases de l’essai et de lancer la préparation des kits pour les phases sans kits. Pour ce faire :

Se connecter à son interface client.
Cliquez sur « Mes essais » ; l’interface “MES ESSAIS” apparaît.
Cliquez sur un onglet et faites la recherche sur l’étude dans le champ de recherche.
Sélectionner l’étude puis cliquez sur « DÉPLIER », la liste des phases de l’essai clinique sélectionné s’affiche.
Sélectionner une phase ne disposant pas de kit.
Cliquez sur le bouton « Préparer Kit » pour faire une demande de préparation du kit pour la phase sélectionnée. Le bouton disparaît une fois la demande envoyée.

C. NOUVEAU PARTICIPANT

Le bouton « NOUVEAU PARTICIPANT » permet d’ajouter un nouveau intervenant à un essai. Pour ajouter un nouveau participant, il faut :

Se connecter à son interface client.
Cliquez sur « Mes essais » ; l’interface “MES ESSAIS” apparaît.
Cliquez sur un onglet et faites la recherche sur l’essai dans le champ de recherche.
Sélectionner l’étude puis cliquez sur « Ajouter les participants ».
Cliquez sur le bouton « Nouveau participant ».
Sélectionner les dates de début et de fin dans les champs « Date de début » et « Date de fin » pour ajouter la période d’intervention du participant.
Sélectionner le nom du participant dans la liste “sélectionner un participant”.
Cliquez sur « Enregistrer » pour enregistrer le nouveau participant.
La notification « Enregistrement réussi » s’affiche, suivie d’une redirection vers la liste des participants où se trouve le participant nouvellement ajouté.

MES KITS

« Mes Kits » permet de voir la liste des kits en stock, dont la livraison est en cours, ainsi que la liste des kits déjà livrés.

Pour accéder à mes kits, il faut se connecter à son espace client.

I. Tous mes kits

L’interface de l’onglet « Tous mes kits » comporte l’ensemble des kits en stock, déjà livrés et en cours de livraison. Chaque kit dispose des boutons permettant de passer la « commande », de le « dupliquer » et de « se faire livrer ».

Par ailleurs, la première commande de kit se fait hors de l’espace client. Pour commander son premier kit, le client contacte le service commercial de l’entreprise MyTEOLLS soit par email soit par appel direct. Une fois la première commande effectuée, il recevra dans son espace client le kit commandé qui lui est affecté. De ce kit, il peut dupliquer et commander un nouveau kit en choisissant des items qui constitueront le nouveau kit.

A. Commander un nouveau kit

Pour commander un nouveau kit, suivez les étapes suivantes :

Sur l’interface de l’onglet « Tous mes kits », choisir une étude et cliquer sur le bouton « Déplier l’étude ». Les phases de cette étude apparaissent.
Cliquez sur le bouton « Déplier la phase », les kits se trouvant dans cette phase s’affichent.
Cliquez sur le bouton « Visualiser/commander les items ». Après avoir cliqué sur ce bouton, vous êtes redirigés vers la page ''Détail du kit’’.
Sélectionner les items à commander en cochant leurs cases.
Cocher respectivement les cases de “Conditions Générales d’Utilisation” et les “Conditions Générales de Vente” en les acceptant sur les fenêtres qui apparaîtront.
Cliquez sur le bouton « Commander les items sélectionnés ».
Préciser la date de disponibilité du kit souhaitée.
Cliquez sur le bouton « Commander les items sélectionnés ».
La notification ‘’La commande du kit a été enregistrée avec succès’’ apparaît. Après cette notification, vous êtes redirigés automatiquement sur l’interface de l’onglet « Tous mes kits ».

B. Dupliquer un kit

Le processus de duplication de kit se résume aux étapes suivantes :

Sur l’interface de l’onglet « Tous mes kits » « Kits en stock », choisir une étude et cliquer sur le bouton « Déplier l’étude ». Les phases de cette étude apparaissent.
Cliquez sur le bouton « Déplier la phase », les kits se trouvant dans cette phase s’affichent.
Cliquez sur le bouton « Dupliquer ». Après avoir cliqué sur ce bouton, la page ‘’Dupliquer un kit’’ apparaît.
Cocher respectivement les cases de ‘’Conditions Générales d’Utilisation’’ et les ‘’Conditions Générales de Vente’’ en les acceptant sur les fenêtres qui apparaîtront.
Cliquez sur le bouton « Valider la duplication ». Après avoir cliqué sur ce bouton, la notification ‘’Le nouveau kit a été enregistré avec succès’’ apparaît suivie d’une redirection sur l’interface de l’onglet « Tous mes kits ».

C. Expédition

Cette fonctionnalité permet d’utiliser le kit pour une demande d’expédition. Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut :

Se connecter à son espace client,
Cliquez sur « Mes Kits »,
Sur l’interface de l’onglet « Tous mes kits » choisir une étude et cliquer sur le bouton « Déplier l’étude ». Les phases de cette étude apparaissent ;
Cliquez sur le bouton « Déplier la phase ».
Cliquez sur le bouton « Expédition », la page ‘’Livraison de kit’’ apparaît.
Renseigner les champs avec les informations appropriées :
- Votre Expéditeur
- Votre destinataire
- Option d’expédition
- Facturation
- Validation
Au niveau de la validation, cocher respectivement les cases de ‘’Conditions Générales d’Utilisation’’ et les ‘’Conditions Générales de Vente’’ en les acceptant sur les fenêtres qui apparaîtront.
Cliquez sur le bouton « Enregistrer ». Après avoir cliqué sur ce bouton, vous êtes redirigés sur le tableau de bord de l’espace client.

NB : le nom de l’essai du kit choisi est présélectionné dans le champ « Essais » de l’onglet « FACTURATION ».

II. Kits en stock

Au niveau de l’interface « Kits en stock », il y a uniquement les kits disponibles en stock. Chaque kit à ce niveau peut être dupliqué, recommandé et livré. Les processus de commande, de duplication et de livraison au niveau de l’interface « Tous mes kits » sont utilisés pour les kits dans « Kits en stock ».

IV. Kits déjà livrés

L’interface « Kits déjà livrés » comporte uniquement les kits livrés avec leur numéro de bordereau. Chaque kit à ce niveau peut être dupliqué et recommandé.

MES ACCESSOIRES

« MES ACCESSOIRES » permet de commander les accessoires de la compagnie.

Pour commander un accessoire, suivez les étapes suivantes :

Cliquer sur le bouton « Mes accessoires ». Après avoir cliqué sur ce bouton, vous êtes redirigés vers la page « Mes accessoires »;
Sélectionnez les items à commander en cochant leurs cases;
Cocher respectivement les cases de « Conditions Générales d’Utilisation » et les « Conditions Générales de Vente » en les acceptant sur les fenêtres qui apparaîtront;
Cliquer sur le bouton « Commander les items sélectionnés », ensuite précisez la date de disponibilité du kit souhaité et enfin recliquez sur le bouton « Commander les items sélectionnés »;
La notification « votre nouvelle commande a été enregistrée avec succès » apparaît. Après cette notification, vous êtes redirigés automatiquement sur l’interface de l’onglet « Tous mes kits ».

RAPPORT

Cette fonctionnalité permet de faire un suivi sur les différentes expéditions pendant une période donnée.

Pour générer un rapport de toutes les expéditions, il faut :

Se connecter à son espace client.
Cliquer sur le bouton « Rapport d’expédition » l’interface « RAPPORTS » apparaît.
Sélectionner les dates de début et de fin dans les champs « Date de début » et « Date de fin ».
Sélectionner le centre de facturation dans le champ « veuillez choisir l’adresse de facturation ».
Cliquer sur le bouton « Envoyer le rapport ». Le rapport est généré et envoyé dans votre boîte mail.

RAPPORT AVI